Dokumenten-Management

Zu jedem BaSYS-Objekt können Dokumente per Drag & Drop aus dem Explorer in das Arena-Formular Dokumente gezogen werden. Bei Bedarf wird das jeweilige Dokument automatisch in eine referenzierte objektorientierte Ordnerstruktur abgelegt. Die zugehörigen Einstellungen werden in einer Gruppe des Configuration Explorers verwaltet.

Emails können direkt aus MS Outlook in das aktive Arena-Formular Dokumente übernommen werden. Das relevante Email kann dabei zum Lesen geöffnet sein. Die Schaltfläche zur Übernahme der Emails wird über die Konfigurationsdokumente des Configuration Explorers ein- oder ausgeblendet.

In der Hilfe werden folgende Abschnitte beschrieben:

So geht's

Dokumentstruktur

So geht's

Zugehöriges Symbol

 

Zurück

In diesem Abschnitt geht es um folgende Themen:

Konfigurationsdokument erstellen

Konfigurationsdokument nutzen

Konfigurationsdokument erstellen

Zugehöriges Symbol

 

Zurück

So geht's:

1.

Start des Configuration Explorers.

2.

Einblenden aller Gruppen.

3.

Erzeugung des Konfigurationsdokuments über folgende Alternativen:

 

 

Anlegen eines neuen Dokuments aus einer Vorlage.

 

 

 

Import eines Dokuments.

 

 

Duplizieren eines Dokuments.

4.

Für die Bearbeitung des Dokuments sind einige Hinweise zu beachten:

 

 

Auf die Dokumentstruktur wird im folgenden Hauptabschnitt eingegangen.

 

 

Über die Grundeinstellungen sind der Basispfad, der Unterpfad für objektunabhängige Dokumente und der Umgang mit MS Outlook-Emails zu setzen.

 

 

Für die automatische Erzeugung der objektabhängigen Pfade sind weitere Einstellungen erforderlich.

 

 

Dabei ist auf eine einwandfreie Definition der Objekttypen zu achten.

 

 

Für die Art der Dokumentverwaltung muss mindestens ein Platzhalter '*' gesetzt sein.

 

 

Die auf dem Konfigurationsdokument basierende Ablage im Explorer wird anhand eines Beispiels gezeigt.

5.

Schließen und Speichern des Dokuments.

Konfigurationsdokument nutzen

Zugehöriges Symbol

 

Zurück

So geht's:

1.

Setzen der Dokumenten-Management-Konfiguration für die aktive Gemeinde. Diese Aufgabe wird im System Manager durchgeführt.

2.

Die gesetzte Konfiguration ist jetzt im Arena-Formular Dokumente nutzbar:

 

 

Bei entsprechender Konfiguration wird eine automatische Dokumentenablage durchgeführt.

 

 

Bei entsprechender Konfiguration ist die Übernahme von Emails aus MS Outlook möglich.

Dokumentstruktur

Zugehöriges Symbol

So geht's

Zurück

Die Struktur der Konfiguration zur Dokumentenverwaltung legt für den Explorer die automatische objektbezogene Erzeugung der Ordner sowie die Art der Dokumentablage fest. Die Dokumentstruktur enthält die folgenden XML-Elemente:

 

<DMSConfiguration ... rootPath="..." other="..." ...>

Ebene 1:

Eigenschaften des BCE-Dokuments. Grundeinstellungen.

 

<ObjectTypeDefinitions>

Ebene 2:

Objektabhängige Pfade.

 

<ObjectTypeDefinition name="AbwHaltung" subOPath="..." />

<ObjectTypeDefinition name="AbwKnoten" subOPath="..." />

Ebene 3:

Festlegung der vom Objekttyp abhängigen Ablagepfade am Beispiel von Leitungen und Knoten.

Die Pfade zur Ablage im Explorer werden automatisch erzeugt.

 

</ObjectTypeDefinitions>

Ebene 2:

Objektabhängige Pfadeinstellungen.

 

<FileExtensions>

Ebene 2:

Art der Dokumentenverwaltung.

 

<FileExtension extension="" copy="Always" />

<FileExtension extension="" copy="Ask" />

<FileExtension extension="" copy="Never" />

Ebene 3:

Für die Dokumentenverwaltung sind drei Arten einstellbar.

 

</FileExtensions>

Ebene 2:

Art der Dokumentenverwaltung.

 

</DMSConfiguration>

Ebene 1:

Eigenschaften des BCE-Dokuments.

Grundeinstellungen

Zugehöriges Symbol

So geht's

Zurück

Folgende Grundeinstellungen sind konfigurierbar:

Die zur Ablage im Explorer definierten Pfade werden automatisch erzeugt.

 

<DMSConfiguration id="..." name="Beispiel" sourceVersion="..."

ID und Bezeichnung des BCE-Dokuments.

 

rootPath="C:\BaSYS-Doks"

Basispfad der objektabhängigen Pfade.

 

other="zzz-Andere"

Unterpfad objektunabhängiger Dokumente.

 

 isEMailButtonVisible="true">

Einstellung, ob Email-Anhänge berücksichtigt werden können.

Basispfad

Zugehöriges Symbol

So geht's

Zurück

Der Basispfad wird erzeugt, sobald das erste Dokument abgelegt wird:

Unterpfad objektunabhängiger Dokumente

Zugehöriges Symbol

So geht's

Zurück

Dieser Unterpfad wird erzeugt, sobald das erste Dokument abgelegt wird, das sich keinem der definierten Objekttypen zuordnen lässt:

Die daraus resultierende Ablage im Explorer wird anhand eines Beispiels gezeigt.

Emails

Zugehöriges Symbol

So geht's

Zurück

Bei entsprechender Konfiguration können Emails aus Outlook in die Dokumentenverwaltung übernommen werden:

Wichtiger Hinweis: Die eingestellte Art der Dokumentenverwaltung hat keinen Einfluss auf die Übernahme von Emails. Das gewählte Email wird ohne Meldung in den definierten Pfad kopiert.

Die Dokumentbezeichnung gehorcht der folgenden Logik:

 

{Betreff}

_

ID

.msg

Bezeichnungslogik

 

Kanalsanierung Südstadt Sammler 1

 

 

 

Betreff des Emails (Beispiel)

 

Kanalsanierung Südstadt Sammler 1

_

b4263991-2db2-45f8-836e-26eed08ed3eb

.msg

Dokumentbezeichnung

Objektabhängige Pfade

Zugehöriges Symbol

So geht's

Zurück

Die objektabhängigen Pfade werden über folgende Attribute erzeugt:

 

<ObjectTypeDefinition name="..." subOPath="'...'" />

name

Zugehöriges Symbol

So geht's

Zurück

Über das Attribut name wird der relevante Objekttyp gefunden. Die Bezeichnungen der Objekttypen können dem Editor folgender BCE-Dokumente entnommen werden:

Dokumente der Gruppe Abfragen 9. Details werden in der zugehörigen Hilfe für die Abfragearten OPath oder DML beschrieben.

Dokumente der Gruppe Arena Layouts. Details werden in der zugehörigen Hilfe beschrieben.

Bei gefundenem Objekttyp wird das Dokument im zugehörigen Unterpfad abgelegt, andernfalls im Unterpfad objektunabhängiger Dokumente.

subOpath

Zugehöriges Symbol

 

Zurück

Über das Attribut subOpath wird automatisch der Unterpfad zur Ablage das Dokuments erzeugt. Dafür sind beliebige Detaillierungen möglich. Das folgende Beispiel zeigt fünf Möglichkeiten für den Objekttyp AbwKnoten:

 

1.

'Knoten'

 

2.

Concat('Knoten\', ref:Id)

 

3.

Concat(IIF(IsType(AbwSchacht), 'Schächte', 'Knoten'), '\', ref:Id)

 

4.

Concat(IIf(IsType(AbwSchacht), 'Schächte', IIf(IsType(AbwBauwerk), 'Bauwerke', 'Anschlussknoten')), '\', ref:Id)

 

5.

Concat('Knoten\', IIf(IsType(AbwSchacht), 'Schächte', IIf(IsType(AbwBauwerk), 'Bauwerke', 'Anschlusspunkte')), '\', ref:Id)

Die fünf Möglichkeiten werden jetzt kurz beschrieben:

1.

Zu Knotenformularen werden alle Dokumente in den Unterpfad Knoten kopiert. Die Häkchen ('...') sind zur Erkennung als Zeichenfolge erforderlich.

2.

Für das abzulegende Dokument wird ein Ordner mit der Knotenbezeichnung erzeugt. Über die Konvention ref:Id werden gegebenenfalls die Stränge in der Bezeichnung berücksichtigt. Mittels der Funktion Concat() wird eine durchgehende Zeichenfolge erzeugt. Weitere Details stehen in der Hilfe zum Ausdruckseditor.

3.

Über den Objekttyp wird zwischen Schächten und den anderen Knotentypen unterschieden. Die Pfade werden entsprechend aufgebaut. Alternativ kann hierfür je Objekttyp unter Verwendung von Möglichkeit (2.) ein eigenes XML-Element definiert werden.

4.

Über den Objekttyp wird jetzt noch detaillierter zwischen Schächten, Bauwerken und Anschlusspunkten unterschieden.

5.

Die Ordner für Schächte, Bauwerke und Anschlusspunkte werden unterhalb des Ordners Knoten verwaltet.

In nächsten Beispiel wird eine Möglichkeit (5.) entsprechende Konfiguration der Pfade gezeigt. Die daraus resultierende Ablage im Explorer ist weiter unten dargestellt:

 

 <ObjectTypeDefinition name="AbwHaltung" subOPath="Concat('Leitungen\Haltungen\', ref:Id)" />

 <ObjectTypeDefinition name="AbwAnschlussleitung" subOPath="Concat('Leitungen\Anschlussleitungen\', ref:Id)" />

 <ObjectTypeDefinition name="AbwSchacht" subOPath="Concat('Knoten\Schächte\', ref:Id)" />

 <ObjectTypeDefinition name="AbwBauwerk" subOPath="Concat('Knoten\Bauwerke\', ref:Id)" />

 <ObjectTypeDefinition name="AbwAnschlussknoten" subOPath="Concat('Knoten\Anschlusspunkte\', ref:Id)" />

Art der Dokumentenverwaltung

Zugehöriges Symbol

So geht's

Zurück

Die Art der Dokumentenverwaltung wird über drei feste XML-Elemente mit folgenden Attributen konfiguriert:

 

<FileExtension extension="" copy="" />

Dateiendung und Kopierverhalten.

Für die Konfiguration gelten folgende Regeln:

So wird das aktuelle Dokument ohne Beachtung der Dateiendung direkt abgelegt:

 

<FileExtension extension="*" copy="Always" />

Das Dokument wird direkt abgelegt.

 

<FileExtension extension="" copy="Ask" />

Vor Dokumentablage ist eine Meldung zu bejahen.

 

<FileExtension extension="" copy="Never" />

Das Dokument wird nicht abgelegt.

Für die Dokumentablage können Ausnahmen über das Attribut extension definiert werden:

Im folgenden Beispiel sind drei Ausnahmen für Textdokumente definiert:

 

<FileExtension extension="*" copy="Always" />

Das Dokument wird direkt abgelegt.

 

<FileExtension extension="*.docx|*.pdf" copy="Ask" />

Für ein Word- oder PDF-Dokument erfolgt eine Meldung.

 

<FileExtension extension="*.doc" copy="Never" />

Ein Word-97-2003 Dokument wird nicht abgelegt.

Ablage im Explorer

Zugehöriges Symbol

So geht's

Zurück

Die Ablagepfade werden automatisch über folgende Konfigurationen festgelegt:

Die Dokumente werden dann beispielsweise in folgende Ordner kopiert:

 

BaSYS-Doks

Basispfad.

 

 

Knoten

Ordner der Anschlusspunkte, Bauwerke, Schächte.

 

 

Leitungen

Ordner der Anschlussleitungen und Haltungen.

 

 

 

Anschlussleitungen

Ordner der Anschlussleitungen.

 

 

 

Haltungen

Ordner der Haltungen.

 

 

 

 

107928 (RW-03)

 

 

 

107928 (SW-03)

 

 

 

107928 (SW-05)

Bei Ablage eines Dokuments wird zur relevanten Haltung automatisch ein Ordner erzeugt, der nach der Haltungs- und Strangbezeichnung benannt ist.

 

 

zzz-Andere

Ordner der objektunabhängigen Dokumente.

 

   

Impressum der Dokumentation

Stand:

25.06.2015

Verantwortlich:

Jörg Martin

Copyright:

Barthauer Software GmbH
Pillaustraße 1a
D-38126 Braunschweig

Erreichbarkeit:

Homepage:  www.barthauer.de
E-Mail: info@barthauer.de