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Dokumenten-Management |
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Zu jedem BaSYS-Objekt können Dokumente per Drag & Drop aus dem Explorer in das Arena-Formular Dokumente gezogen werden. Bei Bedarf wird das jeweilige Dokument automatisch in eine referenzierte objektorientierte Ordnerstruktur abgelegt. Die zugehörigen Einstellungen werden in einer Gruppe des Configuration Explorers verwaltet.
Emails können direkt aus MS Outlook in das aktive Arena-Formular Dokumente übernommen werden. Das relevante Email kann dabei zum Lesen geöffnet sein. Die Schaltfläche zur Übernahme der Emails wird über die Konfigurationsdokumente des Configuration Explorers ein- oder ausgeblendet.
In der Hilfe werden folgende Abschnitte beschrieben:
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Zugehöriges Symbol |
In diesem Abschnitt geht es um folgende Themen:
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Zugehöriges Symbol |
So geht's:
1. |
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Start des Configuration Explorers. |
2. |
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Einblenden aller Gruppen. |
3. |
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Erzeugung des Konfigurationsdokuments über folgende Alternativen: |
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Anlegen eines neuen Dokuments aus einer Vorlage. |
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Import eines Dokuments. |
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Duplizieren eines Dokuments. |
4. |
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Für die Bearbeitung des Dokuments sind einige Hinweise zu beachten: |
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Auf die Dokumentstruktur wird im folgenden Hauptabschnitt eingegangen. |
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Über die Grundeinstellungen sind der Basispfad, der Unterpfad für objektunabhängige Dokumente und der Umgang mit MS Outlook-Emails zu setzen. |
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Für die automatische Erzeugung der objektabhängigen Pfade sind weitere Einstellungen erforderlich. |
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Dabei ist auf eine einwandfreie Definition der Objekttypen zu achten. |
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Für die Art der Dokumentverwaltung muss mindestens ein Platzhalter '*' gesetzt sein. |
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Die auf dem Konfigurationsdokument basierende Ablage im Explorer wird anhand eines Beispiels gezeigt. |
5. |
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Schließen und Speichern des Dokuments. |
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Zugehöriges Symbol |
So geht's:
1. |
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Setzen der Dokumenten-Management-Konfiguration für die aktive Gemeinde. Diese Aufgabe wird im System Manager durchgeführt. |
2. |
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Die gesetzte Konfiguration ist jetzt im Arena-Formular Dokumente nutzbar: |
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Bei entsprechender Konfiguration wird eine automatische Dokumentenablage durchgeführt. |
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● |
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Bei entsprechender Konfiguration ist die Übernahme von Emails aus MS Outlook möglich. |
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Zugehöriges Symbol |
Die Struktur der Konfiguration zur Dokumentenverwaltung legt für den Explorer die automatische objektbezogene Erzeugung der Ordner sowie die Art der Dokumentablage fest. Die Dokumentstruktur enthält die folgenden XML-Elemente:
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<DMSConfiguration ... rootPath="..." other="..." ...> |
Ebene 1: |
Eigenschaften des BCE-Dokuments. Grundeinstellungen. |
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<ObjectTypeDefinitions> |
Ebene 2: |
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<ObjectTypeDefinition name="AbwHaltung" subOPath="..." /> <ObjectTypeDefinition name="AbwKnoten" subOPath="..." /> |
Ebene 3: |
Festlegung der vom Objekttyp abhängigen Ablagepfade am Beispiel von Leitungen und Knoten. Die Pfade zur Ablage im Explorer werden automatisch erzeugt. |
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</ObjectTypeDefinitions> |
Ebene 2: |
Objektabhängige Pfadeinstellungen. |
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<FileExtensions> |
Ebene 2: |
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<FileExtension extension="" copy="Always" /> <FileExtension extension="" copy="Ask" /> <FileExtension extension="" copy="Never" /> |
Ebene 3: |
Für die Dokumentenverwaltung sind drei Arten einstellbar. |
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</FileExtensions> |
Ebene 2: |
Art der Dokumentenverwaltung. |
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</DMSConfiguration> |
Ebene 1: |
Eigenschaften des BCE-Dokuments. |
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Zugehöriges Symbol |
Folgende Grundeinstellungen sind konfigurierbar:
Basispfad für alle zu erzeugenden objektabhängigen Pfade.
Fester Unterpfad für objektunabhängige Dokumente. Sobald die Dokumentenverwaltung in BaSYS-Arena aus einem Formular gestartet wird, dessen Objekttyp in den objektabhängigen Pfaden unberücksichtigt ist, werden die verknüpften Dokumente in diesen Pfad kopiert.
Email-Anhänge können bei Bedarf mit berücksichtigt werden.
Die zur Ablage im Explorer definierten Pfade werden automatisch erzeugt.
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<DMSConfiguration id="..." name="Beispiel" sourceVersion="..." |
ID und Bezeichnung des BCE-Dokuments. |
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rootPath="C:\BaSYS-Doks" |
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other="zzz-Andere" |
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isEMailButtonVisible="true"> |
Einstellung, ob Email-Anhänge berücksichtigt werden können. |
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Zugehöriges Symbol |
Der Basispfad wird erzeugt, sobald das erste Dokument abgelegt wird:
Die Eingabe der Bezeichnung erfolgt in das Attribut rootPath.
Am Ende der Bezeichnung ist kein "\" einzugeben.
Vorher ist im Explorer zu prüfen, dass der definierte Pfad nicht für andere Anwendungen angelegt ist.
Die objektabhängigen Pfade verwenden den Basispfad.
Der Unterpfad für objektunabhängige Dokumente wird ebenfalls relativ zum Basispfad erstellt.
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Zugehöriges Symbol |
Dieser Unterpfad wird erzeugt, sobald das erste Dokument abgelegt wird, das sich keinem der definierten Objekttypen zuordnen lässt:
Die Eingabe der Bezeichnung erfolgt in das Attribut other.
Die Bezeichnung ist ohne "\" einzugeben.
Tipp: Zur besseren Übersicht im Explorer kann der Unterpfad so benannt werden, dass er als oberstes oder unterstes Element der Ordnerstruktur angezeigt wird. Im Beispiel erhält er daher die Bezeichnung "zzz-Andere".
Die daraus resultierende Ablage im Explorer wird anhand eines Beispiels gezeigt.
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Zugehöriges Symbol |
Bei entsprechender Konfiguration können Emails aus Outlook in die Dokumentenverwaltung übernommen werden:
Die Eingabe der Option erfolgt in das Attribut isEMailButtonVisible.
Bei Eingabe von true wird die Email-Schaltfläche im Arena-Formular zur Dokumentenverwaltung sichtbar.
Bei Eingabe von false wird die Schaltfläche im Formular zur Dokumentenverwaltung verborgen.
Wichtiger Hinweis: Die eingestellte Art der Dokumentenverwaltung hat keinen Einfluss auf die Übernahme von Emails. Das gewählte Email wird ohne Meldung in den definierten Pfad kopiert.
Die Dokumentbezeichnung gehorcht der folgenden Logik:
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{Betreff} |
_ |
ID |
.msg |
Bezeichnungslogik |
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Kanalsanierung Südstadt Sammler 1 |
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Betreff des Emails (Beispiel) |
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Kanalsanierung Südstadt Sammler 1 |
_ |
b4263991-2db2-45f8-836e-26eed08ed3eb |
.msg |
Dokumentbezeichnung |
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Zugehöriges Symbol |
Die objektabhängigen Pfade werden über folgende Attribute erzeugt:
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Zugehöriges Symbol |
Über das Attribut name wird der relevante Objekttyp gefunden. Die Bezeichnungen der Objekttypen können dem Editor folgender BCE-Dokumente entnommen werden:
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Dokumente der Gruppe Abfragen 9. Details werden in der zugehörigen Hilfe für die Abfragearten OPath oder DML beschrieben. |
● |
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Dokumente der Gruppe Arena Layouts. Details werden in der zugehörigen Hilfe beschrieben. |
Bei gefundenem Objekttyp wird das Dokument im zugehörigen Unterpfad abgelegt, andernfalls im Unterpfad objektunabhängiger Dokumente.
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Zugehöriges Symbol |
Über das Attribut subOpath wird automatisch der Unterpfad zur Ablage das Dokuments erzeugt. Dafür sind beliebige Detaillierungen möglich. Das folgende Beispiel zeigt fünf Möglichkeiten für den Objekttyp AbwKnoten:
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1. |
'Knoten' |
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2. |
Concat('Knoten\', ref:Id) |
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3. |
Concat(IIF(IsType(AbwSchacht), 'Schächte', 'Knoten'), '\', ref:Id) |
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4. |
Concat(IIf(IsType(AbwSchacht), 'Schächte', IIf(IsType(AbwBauwerk), 'Bauwerke', 'Anschlussknoten')), '\', ref:Id) |
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5. |
Concat('Knoten\', IIf(IsType(AbwSchacht), 'Schächte', IIf(IsType(AbwBauwerk), 'Bauwerke', 'Anschlusspunkte')), '\', ref:Id) |
Die fünf Möglichkeiten werden jetzt kurz beschrieben:
1. |
Zu Knotenformularen werden alle Dokumente in den Unterpfad Knoten kopiert. Die Häkchen ('...') sind zur Erkennung als Zeichenfolge erforderlich. |
2. |
Für das abzulegende Dokument wird ein Ordner mit der Knotenbezeichnung erzeugt. Über die Konvention ref:Id werden gegebenenfalls die Stränge in der Bezeichnung berücksichtigt. Mittels der Funktion Concat() wird eine durchgehende Zeichenfolge erzeugt. Weitere Details stehen in der Hilfe zum Ausdruckseditor. |
3. |
Über den Objekttyp wird zwischen Schächten und den anderen Knotentypen unterschieden. Die Pfade werden entsprechend aufgebaut. Alternativ kann hierfür je Objekttyp unter Verwendung von Möglichkeit (2.) ein eigenes XML-Element definiert werden. |
4. |
Über den Objekttyp wird jetzt noch detaillierter zwischen Schächten, Bauwerken und Anschlusspunkten unterschieden. |
5. |
Die Ordner für Schächte, Bauwerke und Anschlusspunkte werden unterhalb des Ordners Knoten verwaltet. |
In nächsten Beispiel wird eine Möglichkeit (5.) entsprechende Konfiguration der Pfade gezeigt. Die daraus resultierende Ablage im Explorer ist weiter unten dargestellt:
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<ObjectTypeDefinition name="AbwHaltung" subOPath="Concat('Leitungen\Haltungen\', ref:Id)" /> <ObjectTypeDefinition name="AbwAnschlussleitung" subOPath="Concat('Leitungen\Anschlussleitungen\', ref:Id)" /> <ObjectTypeDefinition name="AbwSchacht" subOPath="Concat('Knoten\Schächte\', ref:Id)" /> <ObjectTypeDefinition name="AbwBauwerk" subOPath="Concat('Knoten\Bauwerke\', ref:Id)" /> <ObjectTypeDefinition name="AbwAnschlussknoten" subOPath="Concat('Knoten\Anschlusspunkte\', ref:Id)" /> |
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Zugehöriges Symbol |
Die Art der Dokumentenverwaltung wird über drei feste XML-Elemente mit folgenden Attributen konfiguriert:
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<FileExtension extension="" copy="" /> |
Dateiendung und Kopierverhalten. |
Für die Konfiguration gelten folgende Regeln:
Für das Attribut extension (Dateiendung) ist in genau einem XML-Element der Platzhalter '*' für alle Dateitypen zu setzen.
Das Attribut copy steuert die Art der Dokumentablage.
So wird das aktuelle Dokument ohne Beachtung der Dateiendung direkt abgelegt:
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<FileExtension extension="*" copy="Always" /> |
Das Dokument wird direkt abgelegt. |
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<FileExtension extension="" copy="Ask" /> |
Vor Dokumentablage ist eine Meldung zu bejahen. |
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<FileExtension extension="" copy="Never" /> |
Das Dokument wird nicht abgelegt. |
Für die Dokumentablage können Ausnahmen über das Attribut extension definiert werden:
Der Platzhalter '*' muss weiterhin in einem XML-Element gesetzt sein.
Jede Ausnahme wird über die Syntax *{Dateieindung} festgelegt.
Über die Konvention '|' lassen sich Dateiendungen kombinieren.
Im folgenden Beispiel sind drei Ausnahmen für Textdokumente definiert:
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<FileExtension extension="*" copy="Always" /> |
Das Dokument wird direkt abgelegt. |
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<FileExtension extension="*.docx|*.pdf" copy="Ask" /> |
Für ein Word- oder PDF-Dokument erfolgt eine Meldung. |
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<FileExtension extension="*.doc" copy="Never" /> |
Ein Word-97-2003 Dokument wird nicht abgelegt. |
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Zugehöriges Symbol |
Die Ablagepfade werden automatisch über folgende Konfigurationen festgelegt:
Basispfad und Unterpfad für objektunabhängige Dokumente gemäß der Grundeinstellungen
Alle objektabhängigen Unterpfade
Die Dokumente werden dann beispielsweise in folgende Ordner kopiert:
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Basispfad. |
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Ordner der Anschlusspunkte, Bauwerke, Schächte. |
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Ordner der Anschlussleitungen und Haltungen. |
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Ordner der Anschlussleitungen. |
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Ordner der Haltungen. |
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Bei Ablage eines Dokuments wird zur relevanten Haltung automatisch ein Ordner erzeugt, der nach der Haltungs- und Strangbezeichnung benannt ist. |
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Ordner der objektunabhängigen Dokumente. |
Impressum der Dokumentation |
Stand: |
25.06.2015 |
Verantwortlich: |
Jörg Martin |
Copyright: |
Barthauer Software GmbH |
Erreichbarkeit: |
Homepage: www.barthauer.de |